Forskarnas bästa tips för lyckade digitala möten

En av många konsekvenser coronapandemin har haft är ett ökat behov av digitala möten, och att kunna mötas digitalt på ett effektivt sätt är viktigare än någonsin. Forskarna Lena Lid Falkman och Katarina Gidlund tipsar om hur man får ut så mycket som möjligt av den nya tidens möten.

När coronaviruset lamslog världen blev social distansering och att jobba hemifrån mångas nya vardag, och istället för fysiska möten fick digitala möten ett rejält uppsving.

Hemsidan ”suntarbetsliv.se” har publicerat en artikel där två svenska forskare tipsar om hur man får ut det mesta av digitala möten.

– Det viktigaste just nu är att sänka förväntningarna. Det säger Katarina Gidlund, professor i informatik vid Mittuniversitetet.

Gidlund menar att prestationsångest och skräck för tekniskt strul är den största fienden när det kommer till digitala möten.

– Men nu måste vi släppa ångesten och göra så gott vi kan. Vi får prova oss fram, helt enkelt. I vanliga fall kan vi välja bort videomöten men nu har vi inte det alternativet. Ofta när vi inte får saker att fungera beror det på att tekniken inte är intuitiv nog. På ett sätt är tekniken fantastisk, men samtidigt är den ofta rudimentär och ganska svajig. Vi tror ofta att tekniken fungerar bättre än vad den faktiskt gör.

Hon påpekar även att det är viktigt att användarna hjälps åt när det dyker upp tekniska förhinder.

– Det finns inga dumma frågor, men det är också viktigt att komma ihåg att det inte finns några dumma tips. Om det krånglar kan det till exempel vara så enkelt som att någon har råkat trycka på mute-knappen på headsetet. Hjälp varandra, säger Katarina Gidlund.

Lena Lid Falkman, forskare vid Handelshögskolan och lektor i arbetslivsvetenskap vid Karlstads Universitet, säger att det är extra viktigt med mötesledarskap under virtuella möten.

– En sak att tänka på är att digitala möten behöver tydligare mötesledarskap. Man behöver vara extra pedagogisk och ibland övertydlig. Guida genom dokument, visa exakt var deltagarna ska läsa och så vidare, säger Lena Lid Falkman.

Hon belyser också tyngden av att hålla löften, tider och överenskommelser i samma utsträckning som när det gäller fysiska möten.

– Idag använder många digitala möten lite slarvigt. Men vi måste göra klart att digitala möten är lika viktiga som fysiska möten.

En av de största fördelarna tycker Lena Lid Falkman är att digitala möten erbjuder en mycket större flexibilitet i deltagande.

– I normala fall kommer alla in i ett möte och sedan stänger man dörrarna. Nu kan man kalla in en person i ett möte för att vara med på en eller ett par punkter, och sedan kan den personen lämna mötet igen. Det är så enkelt att vara flexibel.

För att upprätthålla den sociala aspekten som lätt kan gå förlorad när man går från fysiska möten till digitala möten föreslår hon det närmaste man kan komma en klassisk kafferast.

– De flesta upplever att digitala möten blir lite snabbare, effektivare och lite tråkigare. Men vi är ju sociala varelser. Varför inte klicka igång mötet lite innan starttiden, och småprata lite medan man tar en kaffe. Det går att skapa utrymme för sociala interaktioner även digitalt, säger Lena Lid Falkman.