Köping
13:04 | 25 september 2023

Korthärvan i Köpings kommun: Extern granskning färdig

Kommunen bör ta fram tydligare riktlinjer och en enhetlig policy, enligt granskningen.

Magazin24 har i flertalet artiklar granskat hanteringen av företagskort inom Köpings kommun. Efter tidningens första publicering bestämde kommunledningen att dra tillbaka alla kort (utom de systemkritiska), tillsätta en extern utredning och ta fram en ny policy.

Nu har revisionsbyrån KPMG lämnat sin rapport angående granskningen av företagskort som kommunledningen tidigare beställde . Granskning genomfördes beträffande hur kvitton används vid inköp som sker vi betalkort inom kommunen och hur regelverk efterlevs för perioden januari 2021 till december 2022. Rapporten i sin helhet kan du läsa genom att klicka här. 

Mot bakgrund av granskningen, som genomfördes genom dokumentanalys, stickprovsgranskning och intervjuer, rekommenderar KPMG följande till Köpings kommun:

  • Att tydligare riktlinjer för användandet av företagskort specificeras.
  • Att en enhetlig policy avseende kvittohantering och kvittoredovisnings upprättas.
  • Att en kontroll av löpande abonnemang genomförs.
  • Att rutinerna avseende hanteringen av attestordningen förstärks.

– Vi kommer följa de rekommendationer som ges i rapporten och uppdatera riktlinjer och policys, framför allt kopplat till representation, säger Mattias Sjöberg, ekonomichef i Köpings kommun, i en artikel publicerad på kommunens hemsida. 

Magazin24:s grävreporter Karl Beijbom kommenterar:

– Vi välkomnar KPMG:s granskning som visar att våra avslöjanden var befogade och nödvändiga. Vi välkomnar de slutsatser och förändringar som nu ska genomföras.

I rapporten från KPMG går det att läsa om revisionsbyråns granskning av fakturor. Där står det bland annat följande:

”Vi har via stickprov granskat fakturor för alla kortanvändare under perioden 2021– 2022. Urvalet av transaktion på respektive faktura har sedan genomförts genom att relevanta och avvikande transaktionerna för respektive transaktion har plockats ut för granskning. Detta har resulterat i att 252 transaktioner har stickprovskontrollerats för att säkerställa transaktionen mot tillhörande underlag. 13 (5%) utav dessa 252 stickprov saknar underlag i form av kvitto, vilket har resulterat i att transaktionen inte kunnat kontrollerats avseende dess relevans och ursprung. Orsaken till avsaknaden varierar men med hänsyn till att transaktionerna inte kunnat säkerställas noteras detta som avvikande i granskningen”.

Vidare går det att läsa följande:

”Ytterligare en granskningspunkt har varit att säkerställa att samtliga transaktioner attesteras i samband med inköp via företagskort. Utifrån den skriftliga policyn framgår det att besluts- och behörighetsattestanter inte får utföras av kortinnehavaren (eller av den som använt kortet i fall där kommunen är kortinnehavare). Detta säkerställs genom att alla inkomna fakturor har som krav att bli attesterade av en mottagningsattestant och en beslutsattestant. Om fakturan inte attesteras genomförs inte betalningen från systemet. Samtliga fakturor som har stickprovskontrollerats har även attestgranskats i syfte att kontrollera att rutinerna följer den upprättade attestordningen. Utifrån granskningen har vi kunnat konstatera att samtliga poster i stickprovsurvalet har en mottagnings- och beslutsattesterare. Vi har även noterat att attestordningen avviker vid 30 attesttillfällen (12%). Orsaken till att attesteringen noterats som avvikande är till följd av att kortinnehavaren har beslutattesterat sina egna kortinköp med företagskortet. I samtliga fall har det dock varit en annan mottagningsattestant än de själva. Till följd av att det framgår av kommunens policy att besluts- eller behörighetsattest aldrig får utföras av kortinnehavaren har detta noterats som avvikande i granskningen”.

I KPMG:s slutsats av granskningen lämnar de följande rekommendationer till Köpings kommun:

”Till följd av att det noterats att kvittohanteringen och kvittoredovisningen inte är enhetlig i granskningen anses en rekommendation vara att upprätta rutiner för hanteringen av dessa. Detta för att se till att ett kvitto och en förklaring till transaktionen alltid erhålls i samband med att en transaktion på företagskortet ägt rum. Att upptäcka fall där användningen av företagskort missbrukas bör till följd av detta vara lättare att notera.

Vid förnyelsen av policyn för hanteringen och användningen av företagskorten inom Köpings kommun bör mer specifika riktlinjer upprättas för vad och hur företagskorten ska användas. Det kan förslagsvis upprättas riktlinjer kring användningen per verksamhetsområde. Till följd av detta bör det vara lättare för kortinnehavare att förstå vilka typ av inköp som får genomföras. Det skulle även innebära att förvaltningschefen skulle ha lättare att besluta vem som är bäst lämpad för dessa typer av inköp. Dessutom skulle detta göra det tydligt för attesterare kring när de bör misstänka missbruk i samband med användning av företagskort.

Av granskningen framgår det att löpande abonnemang är återkommande transaktioner på en del av företagskorten. Några kvitton eller liknande underlag erhålls inte vid varje återkommande transaktion. Det bör ske en kontroll av dessa för att kunna avgöra dess relevans för kommunen men även för att säkerställa att alla dess tjänster används av verksamhetsområdena och inte i privata sammanhang. För att undvika missbruk av löpande abonnemang bör en löpande kontroll därefter ske av dessa.

Utifrån genomförd granskning anses kommunen hantera och följa attestordningen som framgår av dess policy vid inköp med företagskort till övervägande del med förbättringspotential. Det har noterats avvikelser där attesteringen inte följer attestordningen enligt kommunens policy. Detta menar kommunen beror på bristande kännedom om uppsatt policy. För att motverka möjligheten för att fel i attestordningen ska äga rum anses det vara av stor vikt att kontrollera om detta kan förhindras i systemet. Att begränsa delar av attesteringsprocessen hade kunnat motverka att en kortinnehavare har möjlighet att beslutsattestera sin egen faktura.

Vår sammanfattade bedömning av granskningen är att Köpings kommun behöver förstärka sina rutiner genom att förnya den policy som är upprättad sedan tidigare. Detta genom att upprätta mer specifika rutiner för att se till att hanteringen av företagskorten genomförs på ett enhetligt sätt. Detta avser främst kvittohantering, kvittoredovisning och riktlinjer för användningen av företagskorten. Att utveckla den redan existerande policyn skulle således kunna innebära en hantering som blir mer enhetlig men även stärka rutinerna för att uppmärksamma oegentligheter i användandet av företagskort. Det har dessutom noterats avvikelser i samband med granskningen avseende hanteringen av attestordningen i anknytning med inköp med företagskort. Det anses därmed finnas utrymme för att förstärka rutinen i syfte att motverka missbruk av företagskorten”.

Kommentera artikeln

Från löpet

Dagens lunch

Dagens lunch

Grattisannonser

Grattisannonser Boka en gratis grattisannons för publicering här på magazin24.se

Minnesannonser

Minnenannonser Välkommen att boka in din minnesannons på magazin24.se
+
-
GRATISTIDNINGARNA

Magazin24 – Årets lokala insats 2023

Magazin24 – Årets gräv/artikelserie 2023

Magazin24 – Årets lokalsajt 2020