Missbruk av betalkort i Köpings kommun

Minns ni vice statsminister Mona Sahlin, som tvingades att avgå sedan hon bland annat köpt Toblerone på regeringens betalkort?

Minns ni landshövding Sigvard Marjasin i Örebro, som fick sluta sedan han klippt och klistrat med representationskvitton och betalade med kort han som landshövding förfogade över?

Att hantera betalkort korrekt är nödvändigt för förtroendevalda och tjänstemän på alla nivåer.

Hur ser det ut med den saken i Köping?

Vi fick i vår granskning veta att i Köpings kommun har 34 personer betalkort i tjänsten. Hälften av dem som har kort, 17 personer, arbetar inom Utbildningsförvaltningen. Social- och arbetsmarknadsförvaltningen har 13 kort. Kommunledningsförvaltningen har 5 kort. Vård- och omsorgsförvaltningen har 4 kort. Kultur- och fritidsförvaltningen har 1 kort liksom också Samhällsbyggnadsförvaltningen.  Betalkorten i Köpings kommun innehas av tjänstemän, inte av förtroendevalda politiker.

Vi har under en månad granskat kortutgifterna för perioden 2021-2022 och har överraskats av våra upptäckter, noteringar och iakttagelser. Vi har begärt ut allt fler fakturor och kvitton, ju fler tveksamma transaktioner vi upptäckt.

Svaren vi får när vi ställer frågor till kommunen har inte alltid varit tillfredsställande. Det har fått oss att vilja gå vidare i vår undersökning. Därför publicerar vi denna granskande journalistiska rapport.

Vi ser stora skillnader i hur betalkorten används. Förvaltningarna har under åren 2021-2022 använt korten till beloppet nästan 2,2 miljoner kronor. Av denna summa står utbildningsförvaltningen för nästan 1,7 miljoner kronor, övriga förvaltningar tillsammans står för resten. Detta innebär att 77 procent av alla kortköp görs inom utbildningsförvaltningen. Betalkorten inom Ullvigymnasiet står för 69 procent av alla inköp på samtliga kommunens betalkort.

Ett flertal kortanvändare inom utbildningsförvaltningen använder sina kort till kontantuttag. En kortanvändare har under vår tvååriga granskningsperiod tagit ut 44 400 kronor i bankomat. Vid ytterligare frågor kring detta kort visar det sig att över 200 000 kronor i kontanter har tagits ut av denna kortanvändare under den tid kortet använts. Någon registrerad kontantkassa finns inte. Denna användare har också själv kontrollattesterat sina uttag.

Riksidrottsgymnasiet (inom Ullvigymnasiet) har använt kontantuttag för att ersätta gästande lärare och tränare för över 50 000 kronor. Inledningsvis angavs att kontantuttagen gått till utbetalningar som avsett omkostnader. Kvittona anger dock träning, sparring och omkostnader. Kvitton på omkostnader saknas. Förvaltningen menade till en början att mottagaren ansvarar för att redovisa intäkten i sin deklaration. Preliminär skatt har inte dragits. Sociala avgifter har inte betalats. Den totala summan för Riksidrottsgymnasiets fyra betalkort uppgår till närmare 470 000 kronor.

Kommunens rutiner för representation och attester tycks inte följas. Många betalkort används till besök på fik och restauranger. Ofta rör det sig om mindre belopp, för små för att vara representation. Det ser ut att vara personers egna måltider, som kommunen betalat för. Mat på Gröna Lund på sommarlovet, luncher på McDonald´s, Max och O´Learys.

Ullvigymnasiets skolchef och rektorer har ätit middag för omkring 5 000 kronor på exklusiva Franks i Västerås. Avtackning angavs som syfte. Detta strider mot det interna reglementet som bara talar om 50-årsuppvaktning, pensionsavgång, begravning av förtroendevalda och anställda.

Köpings tjänstemän har ätit sig mätta på restauranger runt om i Sverige, till exempel i Stockholm, Göteborg, Helsingborg, Uppsala, Västerås, Lysekil, Ludvika, Östersund, Eskilstuna, Jönköping, Laholm, Edsbruk och Hässleholm.

Resor inom tjänsten skall enligt regelverket bokas genom BIG Travel i Örebro. Detta gäller alla resor med alla färdmedel: tåg, flyg, buss. Vår granskning visar att många betalkort används för att boka flygresor, från flera olika flygbolag, tågresor från SJ samt bussresor från olika bussbolag. En kortanvändare har under två år köpt månadskort på SJ för nästan 45 000 kronor.

Vi har frågat oss hur de politiskt sammansatta nämnderna tar ansvar för sin interna kontroll. I kommunallagen står att nämnderna skall se till att den interna kontrollen är tillräcklig – och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Vi har under arbetets gång noterat en förändrad attityd i svaren från kommunen. Från början ställde sig kommunen oförstående till våra kritiska frågor. I dag, en månad senare, bemöts ett antal av våra frågor, ställda till utbildningsförvaltningen, med formuleringen:

”En extern granskning av kortanvändningen i Köpings kommun kommer att genomföras.”

Rektorer för kommunens högstadier har 2021-2022 använt korten för inköp i olika omfattning – mellan 500 kronor och 414 000 kronor. Det första beloppet, 500 kronor, består i själva verket endast av två årsavgifter. Ingen användning av kortet i övrigt.

Vi frågar oss:
Hur får korten användas? Är kontantuttag verkligen tillåtna? Vem attesterar? Finns kvitton för alla dessa inköp? Är användningen av betalkort förenlig med kommunens upphandlade avtal med leverantörer? Vet våra förtroendevalda hur betalkorten används i Köpings kommun?

Vi har sökt svar på våra frågor.

Frågan om Köpings kommuns betalkort utreddes av kommunrevisionen 2002. Då fastslogs att regler måste utarbetas för hur korten skall användas. Tidigare saknades en rutin, ett regelverk och en sammanställning över kortinnehavarna.

Regelverket i Köpings kommun i dag anger att respektive förvaltningschef beslutar om vilka medarbetare som har behov av ett eget betalkort. Förvaltningarna utser en särskild person, som ansvarar för att rutinerna följs och att korten hanteras på ett säkert sätt inom den egna förvaltningen. En förteckning upprättas också över de kort som varje förvaltning förfogar över. Alla förändringar av innehavet skall uppdateras. Varje förvaltning ansvarar för att uppföljning och kontroll utförs.

I dokumentet ”Regler för användandet av kommunens kontokort” läser vi:

”I Köpings kommun ska i princip inte kredit / betalkort användas. Vid fall där det ändå kan motiveras ska särskild förbindelse, innehållande bland annat förpliktelser om personligt betalningsansvar, undertecknas av kontohavaren.”

Regelverket anger vidare att kvitto eller nota, där det tydligt framgår vad som inköpts, alltid skall bifogas fakturan.

När vi ställer frågor kring det aktuella regelverket får vi veta att någon skriftlig instruktion inte lämnas ut till den som kvitterar ut ett kort. Det har också varit svårt att få ut en aktuell lista över kortanvändarna. Vi har hittat ett giltigt kort för en person som gick i pension för tre år sedan. Kortet används fortfarande. Av någon annan.

Ett nytt reglemente för attestering av kommunens ekonomiska transaktioner antogs av Köpings kommunfullmäktige under 2021. Detta ersatte ett tidigare reglemente från 1998.

Syftet med det nya reglementet var att säkerställa en rättvisande redovisning, motverka oegentligheter och stärka den interna kontrollen.

Det nya attestreglementet gäller för alla kommunens nämnder och förvaltningar och omfattar kommunens samtliga ekonomiska transaktioner.

Det är nämndernas ansvar att se till att bestämmelserna i reglementet följs. Tillämpliga attestmoment (kontrollmoment) skall genomföras. Nämnderna har som uppdrag att förmedla sina krav på attester till dem som skall utföra dem. Allt detta antog kommunfullmäktige i Köping den 26 april 2021.

Även kommunens upphandlings- och inköpspolicy från 2018 anger nämndernas och styrelsernas ansvar.

Våra slutsatser i granskningen:

Vi häpnar när vi i dag noterar och konstaterar hur betalkort i Köpings kommun används. Varken lagar eller gällande regler tycks respekteras. Kontantuttag sker i stor omfattning. Chefer låter sina underlydande attestera inköp och kvitton. Inte sällan saknas kvitton helt. Skattebetalarna får bekosta allt från fika, luncher, inträden till Köping Bad & Sport och Gröna Lund – till personliga hundförsäkringar och sportfiskeutrustning. Oklara inköp har gjorts från amazon.com till AliExpress.

Lagar som sannolikt inte följs:

– Skattelagstiftningen. Ersättningar har betalats ut kontant – efter kontantuttag i bankomater – till personer som inte har F-skattesedel, utan att preliminär skatt dragits eller sociala avgifter betalats.

– Lag om offentlig upphandling (LOU). Inköp har skett hos leverantörer som inte är upphandlade.

– Lagen om Kommunal Bokföring och Redovisning (LKBR). Ofullständiga verifikationer eftersom en hel del kvitton saknas.

Vi vill inte ”hänga ut” enskilda personer. Därför är ingen person namngiven i denna artikel. Vi vill peka på lagar och regelverk som inte tycks följas – och en intern kontroll som inte tycks fungera.

Det är en uppgift för det nya politiska styret i Köping att ta ansvar för en kortanvändning och kontroll i enlighet med uppställda regelverk och gällande lagar.

Vi vill att det skall gå rätt till i Köpings kommun.

Karl Beijbom 
Marie Selling Achrén