Självkritik i kommunala rapporter

Internkontroll regleras i kommunallagen. Alla kommunala nämnder ska se över att verksamheten följer lagar och riktlinjer så att förvaltningen är god och kommunen hushållar med sina pengar.

Kommunstyrelsen har en så kallad ”förstärkt uppsiktsplikt” över nämnder och kommunala bolag, enligt kommunallagen. Kommunstyrelsen ska se till att nämnderna sköter sitt uppdrag enligt lagar och enligt det uppdrag som kommunfullmäktige har lämnat.

Om brister i systemet upptäcks genom den interna kontrollen, så kan dessa rättas till och verksamheten förbättras.

”En fungerande internkontroll fungerar också som ett skydd för såväl förtroendevalda som anställda mot oberättigade misstankar. Internkontroll är därmed ett verktyg med väsentlig betydelse för såväl den politiska ledningen som för förvaltningen.”

Det skriver kommunstyrelsen i  Arboga i sin internkontrollrapport för 2024.

Vilka risker och brister har upptäckts under 2024 i Arboga, Kungsör och Köping?

Arboga kommun ser risker med att inköp inte följer upphandlade avtal. I rapporten läser vi:
”Vi kan konstatera att en del inköp sker utanför gällande lagstiftning och avtalstrohet följs inte”.
Uppföljning av leverantörsfakturor ska ske för att granska förvaltningarnas beställningar av varor och tjänster. Detta för att de skall motsvara gällande ramavtal.

Brister gällande avtalstroheten har konstaterats även i Köping. Vi läser i kommunstyrelsens rapport:
”Köpings kommun står inför utmaningar att säkerställa att inköp och upphandlingar sker enligt gällande lagstiftning och interna styrdokument. Utmaningarna sträcker sig långt utöver frågor om avtalstrohet inom konsulter, representation och inköp via skafferiavtalet. Det omfattar samtliga varor och tjänster som kommunen hanterar, vilket gör att behovet av åtgärder är komplext och omfattande”.

Rapporten i Köpings kommun visar att avtalstroheten för inköp av konsulttjänster är lägst i Kultur- och fritidsnämnden, med 5 procents avtalstrohet. I Vård- och omsorgsnämnden är avtalstroheten gällande konsulttjänster 100 procent.

Avtalstroheten gällande representation varierar stort mellan nämnderna i Köpings kommun: Från 3 procents avtalstrohet hos Social- och arbetsmarknadsnämnden till 100 procents avtalstrohet hos Samhällsbyggnadsnämnden.

En åtgärd i Köping är att se över 12 rekommendationer som KPMG lämnade i en revisorsgranskning 2021. Vi noterar att det har tagit fyra år för Köpings kommun att beakta KPMG:s granskning. Parallellt ska ett E-handelssystem införas 2025 med planerad driftstart 2026.   E-handelssystemet syftar enligt Köping internkontroll till att:
”Förbättra avtalstroheten, underlätta uppföljning och skapa en tydligare översikt över kommunens inköpsbeteende.”
Dessutom ska Västra Mälardalens Kommunalförbund (VMKF), i samarbete med kommunens inköpssamordnare, se över nuvarande riktlinjer, rutiner och policys för upphandling och inköp.

I Kungsörs kommun har bland annat så kallade direktupphandlingar granskats i internkontrollen. Direktupphandingar är de inköp av varor och tjänster som görs till lägre belopp och som inte omfattas av Lagen om offentlig upphandling (LOU).

Kungsörs kommuns internkontroll har genom stickprov granskat inköp under november 2024. Granskningen visar att dokumentation, enligt kommunens riktlinje, saknas i tre av fem stickprov. En upphandling har fått göras om med anledning av denna upptäckt.

Efter en revisorsgranskning har kommunstyrelsen i Kungsör även gjort stickprov för att granska beslut i alla nämnder. Syftet har varit att undersöka om besluten har fattats av rätt person, enligt delegationsordningen. Stickproven uppvisar inga brister på denna punkt. Delegationsbesluten har även granskats i Arboga kommun. Genom stickprov har återrapportering av delegationsbeslut granskats. Besluten ska enligt kommunallagen återrapporteras på nästkommande nämndmöte. Av fem granskade beslut konstateras inga brister. Kungsörs kommunstyrelse hade för avsikt att undersöka om politiker har medverkat till att beslut har fattats på ett odemokratiskt sätt. Denna granskning avslutas utan åtgärd, då den bedömts svår att genomföra.

I kommunledningarna i Arboga och Köping konstateras stora brister gällande informationssäkerhet. I Arboga ska frågan om informationssäkerhet vara en viktig ledningsfråga. Punkten ska därför vara återkommande, dokumenteras och följas upp i programmet Hypergene.

I Köpings kommun har en fråga skickats ut till alla nämnder och kommunala bolag gällande en aktuell och uppdaterad dokumenthanteringsplan. Detta enligt fullmäktiges beslut den 6 december 2024.

Uppföljningsrapporten visar att kommunstyrelsen har en dokumenthanteringsplan. Dessa planer saknas i Köpings Bostads AB och i Köpings Kabel-TV AB. Övriga sex tillfrågade nämnder håller på att uppdatera sina planer. Därför kommer denna punkt att granskas igen kommande år.

Arboga kommun har granskat risken för muta, oegentligheter och jävssituation. Rapporten visar hög risk på denna punkt. Men enligt internkontrollen har de anställda god kännedom av vad allt detta innebär. Någon uppföljning behöver därför inte göras.

Följsamhet av investeringsprocessen har granskats i Köpings kommun. Här konstateras att verksamheterna i stort sett följer gällande riktlinjer. Hur återrapporteringen ska ske behöver ses över och förtydligas. En arbetsgrupp tillsätts för att ta fram en tydligare riktlinje.

Kommunstyrelsen i Köpings kommun ser stora risker för välfärdsbrott i sin egen verksamhet. Orsaken är bristande kontroller och kompetens, enligt rapporten. Riktlinjen för investeringar följs inte i kommunstyrelsens egen verksamhet. Orsak uppges vara ”bristande planering vilket leder till dålig kontroll, beslut på felaktiga grunder och felaktiga prioriteringar”.

Internkontroll är en process som syftar till att säkerställa att en organisation uppnår sina mål genom att effektivt hantera risker och följa lagar och regler. Enligt kommunallagen ligger ansvaret för en kommuns internkontroll på kommunstyrelsen, som ska kontrollera sin egen, nämnders och kommunala bolags verksamheter för att minimera risker och åtgärda brister. Med en effektiv internkontroll kan verksamheten förbättras genom att ineffektivitet undviks och lagar följs. Målet med internkontrollen är att upptäcka risker och åtgärda dem för att uppnå pålitliga finansiella rapporter och god förvaltning.