Fick vi svar på våra frågor om betalkorten?

Vi har i vår granskning i Magazin24, i januari och februari 2023, noterat:

• En yvig representation i strid med regelverket, som många struntar i att följa
• Attesteringar som strider mot kommunens attestreglemente, där underordnade attesterar sina chefer
• Fördyrande inköp hos andra leverantörer än kommunen har avtal med
• Kontantuttag i bankomater
• Godkända betalningar, på både större och mindre belopp, fastän kvitton saknas i bokföringen
• Att kortinnehavare skrivit handskrivna kvittenser för utlägg utan kvitton
• En hel del utgifter, som inte kan klassas som annat än privata

Vi har ställt oss ett antal frågor, som vi söker svar på i KPMG:s presenterade rapport. Våra frågor och KPMG:s svar:

1. Används kommunens inköpskort enligt de riktlinjer som finns beslutade i kommunen?
   KPMG uppger att riktlinjer finns men inte alltid följs. 252 stickprov har granskats närmare. 5 procent av dessa saknar kvitto. KPMG konstaterar att en enhetlig hantering av kvittoredovisning saknas. Att kvitton saknas strider mot Köpings kommuns policy. Den anger att kvitto/nota alltid ska presenteras. KPMG uppger att attestordningen avviker i 12 procent av stickproven. Kortinnehavare har attesterat sina egna kortköp i strid med kommunens attestreglemente.
2. Görs inköp med avtalade rabatter hos upphandlade och godkända leverantörer?
   Denna frågeställning ingick inte i KPMG:s uppdrag och besvaras därför inte i rapporten. I vår granskning har vi dock sett flera exempel på att detta inte sker, till exempel vid köp av teknikprylar samt tåg- och flygresor.
3. Redovisas gjorda inköp enligt lagen om kommunal bokföring och redovisning?
   Denna frågeställning ingick inte i KPMG:s uppdrag och besvaras därför inte i rapporten. Eftersom KPMG endast utgår från kommunens riktlinjer och policys är granskningens omfattning och slutsats starkt begränsad. Den enda lag som KPMG:s rapport nämner är kommunallagens internkontroll.
4. Är gjorda inköp och betalningar förenliga med den verksamhet som bedrivs i kommunen? Kan man anta att inköp gjorts för privat bruk?
   Enligt KPMG:s rapport har kommunens policy för betalkort endast angett att betalkort bara får användas i tjänsten. Policyn är inte mer specifik än så. Därför anser KPMG att det är svårt att bedöma transaktioner inom olika verksamhetsområden. Vi har i vår granskning sett rader av inköp som knappast kan ingå i offentlig verksamhet.
5. Om inköp eller betalning är att betrakta som förmån, redovisas detta av Köpings kommun?
   Denna frågeställning ingick inte i KPMG:s uppdrag och besvaras därför inte i rapporten.

KPMG rekommenderar Köpings kommun:

• Att tydligare riktlinjer för användandet av företagskort specificeras
• Att en enhetlig policy avseende kvittohantering och kvittoredovisning upprättas
• Att en kontroll av löpande abonnemang genomförs
• Att rutinerna avseende hanteringen av attestordningen förstärks

Detta är bra.
Detta är inte nog.

Detta återstår att få svar på:

• Hur och vem skall kontrollera att de nya rutinerna följs?
• Vilket underlag för förmånsbeskattning har Köpings kommun lämnat in till Skattemyndigheten?
• Hur har momsen redovisats när kvitton saknats?

Köpings kommuns nytillträdde ekonomichef, Mattias Sjöberg, kommenterar KPMGs rapport så här, i en kommentar i Bärgslagsbladet:

Jag tycker att de (KPMG) borde ha gått mer på djupet i granskningen … Jag skulle vilja ha mer svar.”

Vi delar ekonomichefens bedömning.

Allt vi noterat och påpekat under vår granskning har sannolikt pågått under många år. Kommunens revisionsbolag, KPMG, och de politiskt valda kommunrevisorerna har tidigare inte upptäckt bristerna.

KPMG:s rapport omfattar samma period som vi granskat: januari 2021-februari 2022. Vad som hänt tidigare är höljt i dunkel.

Avtalet mellan Köpings kommun och KPMG klargör ansvarsfördelningen mellan parterna inför den beställda utredningen. Där läser vi: ”KPMG är ansvarig för att utföra uppdraget med sådan skicklighet och omsorg som följer av god yrkessed i revisionsbyråbranchen. Uppdragsgivaren är ansvarig för organisationen av den egna verksamheten samt att denna bedrivs i enlighet med tillämpliga lagar och regler och innehar erforderliga tillstånd.”

Alltså: KPMG granskade inom ramen för sitt beställda uppdrag. Eventuella brott mot lagar och regelverk är det kommunens ansvar att följa upp, inte KPMG:s.

Vårt förslag: I många företag och organisationer har medarbetare ett företagskort, men månadsfakturan måste var och en själv betala. Godkända kvitton ger återbetalning till innehavaren. Saknas kvitton får innehavaren själv stå för sina utlägg.

Detta enkla system borde införas också i Köpings kommun.