Betalkorten – fortsatt granskning 2

När måste man skatta?

Skattelagstiftningen avgör när en arbetstagare ska skatta för det personen fått från sin arbetsgivare. I skattelagstiftningen regleras att samtliga förmåner från arbetsgivaren i princip är skattepliktiga, men det finns vissa angivna undantag.

Både extern och intern representation är skattefria förmåner. Vid intern representation finns gränsfall. Julgåva är under vissa förutsättningar skattefria.

Personalvårdande förmåner som fritt kaffe och frukt är inte skattepliktiga om förmånen riktar sig till all personal. Måltider som arbetsgivaren betalar är skattepliktiga för anställda och måste redovisas så att de blir förmånsbeskattade.

Kommunledningen svävar ut i Helsingborg

15–17 juni 2022 åker delar av kommunledningen till Helsingborg. På studieresan deltar kommunchef Sara Schelin, kanslichefen Karin Sandborg-Taylor, förvaltningscheferna David Schanzer-Larsen, Gun Törnblad, Annasarah Pavasson, näringslivschefen Camilla Blomqvist, HR-chefen Tove Svensk och kommunikationschefen Sofie Åström.

Skattebetalarna i Köpings kommun fick betala lunch, fika och middag för den högsta ledningen – nästan 9 000 kronor, som betalades med ett av kommunens betalkort. Så här går det ofta till i Köpings kommun.

I stället borde var och en ha stått för sina egna matkostnader. De skulle sedan ha begärt traktamente för att täcka merkostnader i samband med tjänsteresa. Måltider i samband med tjänsteresa är inte att betrakta som intern representation.

Endast en person, Karin Sandborg Taylor, har anmält att hon fått måltiderna betalda och har på så sätt skattat för dem. Övriga, inklusive kommunchef, har inte gjort det och har följaktligen inte betalat skatt så som regelverket säger.

Underlagen i detta fall brister, då det inte framgår vad som motiverat att detta skulle vara representation över huvud taget.

Att näringslivschefen attesterat fakturan är fel. Närmast övre chef ska alltid attestera. Eftersom även kommunchef Sara Schelin deltagit skall kommunstyrelsens ordförande attestera i ett fall som detta.

Näringslivsenheten festar loss

Näringslivschefens totala inköp med betalkort under 2021 och 2022 landar på nästan 110 000 kronor. Vi har läst igenom alla betalkortsfakturor och begärt ut kvitton för några utvalda poster. För 2021 valde vi att granska två notor från Harrys i Köping under juni, samt en hotellvistelse på Steam Hotel i Västerås i oktober.

Från 2022 års fakturor har vi begärt ut kvitton för en hotellvistelse på Strandflickornas Havshotell i Lysekil i november, samt en hembeställning av mat från Foodora en fredagskväll i samma månad.

Samtliga attesteringar har gjorts av näringslivschefen själv utan att ha gått vidare till överordnad chef. Detta strider mot kommunens beslutade attestreglemente.

Fakturorna på Harrys gäller två restaurangbesök med två dagars mellanrum – 9 juni och 11 juni 2021. Syftet för det första tillfället uppges vara ”Middag i samband med planeringsdag”. Fem anställda på näringslivsenheten, inklusive näringslivschef, har ätit middag till en summa av 1 289 kronor. Då ingick även ett quiz för 169 kronor.

Den andra fakturan på Harrys har en betydligt högre nota: 10 364 kronor. Det var en middag för Svenska Bordtennisförbundet i samband med Svenska Mästerskapen i bordtennis, alltså extern representation. 17 personer från Svenska Bordtennisförbundet och 2 tjänstemän från Köpings kommun uppges ha deltagit. De senare är näringslivsenhetens chef Camilla Blomqvist och eventkoordinator Theres Botold.

I strid med regelverket saknas namn på samtliga deltagare på kvittot, som visar att kommunen betalt för 19 Toast Skagen och 19 plankstek, varav 9 laxplankor och 10 oxfiléplankor. Betalningen visar också en mängd alkoholinköp, 36 beställningar till 19 personer. Alkoholförtäringen summeras till 2 882 kronor.

Skattepengar har använts till att bekosta 6 glas rött vin, 7 glas rosé, 5 Eriksberg, 8 IPA Brooklyn, 9 Staropramen och 1 öl NCB Halo Sour. För att få servera alkohol vid representation ska förvaltningschef och kommunstyrelsens ordförande samråda. Något sådant beslut har vi inte tagit del av. Kvittot har godkänts i bokföringen fastän några namn på deltagarna inte har uppgivits.

För en hotellvistelse på Steam Hotel i Västerås har vi önskat ta del av syfte och kvitto. Vi har endast fått ut en bokningsbekräftelse. Den anger att 7 personer har bokats in i 3 enkelrum och 2 dubbelrum i oktober 2021 till en kostnad av 6 650 kronor. Ett kvitto, syfte och vilka personer som deltagit har vi inte fått ut. När vi en andra gång efterfrågar kvittot från kommunen, får vi svaret att inget kvitto finns då hotellet är bokat på nätet.

Utlämnade kvitton gällande en vistelse i Lysekil 3–4 oktober 2022, visar att 5 anställda från näringslivsenheten bott en natt på Strandflickornas Havshotell i Lysekil, där de också ätit middag. Syftet för vistelsen anges vara studieresa till Lysekil, Vänersborg och Lidköping.

Hotellkostnaden summeras till 7 975 kronor och middagen bestående av tvårätters och kaffe kostar 1 917 kronor. Kvittot anger att fyra personer närvarat, medan betalningen visar att mat till fem personer har beställts.

Näringslivschefens namn saknas på kvittot, men finns med i hotellbokningen. Alkoholen har dock deltagarna själva betalat.

En faktura från Foodora på 714 kronor visar sig gälla en hemkörd matbeställning till näringslivschefens bostad en fredagkväll, 18 november 2022. Syftet anges vara ”Verksamhetsplanering” och 6 personer från näringslivsavdelningen deltar.

Utbildningsförvaltningen – flest kort, mest missbruk

Som Magazin24 tidigare rapporterat står utbildningsförvaltningen för 77 procent av Köpings kommuns totala kortköp på 2,2 miljoner kronor för 2021–2022. Ullvigymnasiet står för 69 procent av kommunens alla kortinköp – 1,5 miljoner kronor. Som en jämförelse har Hallstahammars kommun ett betalkort på motsvarande förvaltning. Där anser man att rektorerna inte ska ansvara för inköp utan arbeta med undervisning och lärande.

Först begärde vi ut totalbelopp för utbildningsförvaltningens 17 betalkort, sedan begärde vi ut fakturor för 2021–2022 gällande några kort med höga totalsummor. När vi fann kontantuttag har vi granskat dem extra och begärt ut kvitton för att få veta hur kontanterna har använts.

I vår vilja att förstå hur köp och kontantuttag har kunnat fortgå i strid med lagar, regler och riktlinjer har vi också tagit del av förvaltningens attester. Med förvåning kan vi konstatera att attesteringar i flera fall aldrig har gått till överordnad chef.

Vi kan visa att det attestreglemente som upprättats för att motverka oegentligheter inte följs av utbildningsförvaltningens högsta ledning. Attesterna visar också att både förvaltningens chef och ekonomer känt till och godkänt köp utan upphandling, restaurangbesök och kontantuttag. Ekonomerna har även lagt in poster i ekonomisystemet utan att kvitto finns bifogat.

Särskolan har under flera år använt sig av en kontantkassa. Någon sådan har ekonomiavdelningen inte registrerat. En skoladministratör har sedan kortet kvitterades ut 2015, kunnat ta ut drygt 200 500 kronor kontant i bankomat. Då korten inte är avsedda för kontantuttag är detta mycket kostsamt. Kvittona gäller sällan den period de har bokförts. Ibland har de också registrerats på fel år.

Totalsumman för utbildningsförvaltningens kontantuttag för perioden 2021–2022 uppgår till närmare 100 000 kronor. Stora kontantuttag har skett inom ramen för Riksidrottsgymnasiet på Ullvigymnasiet. Här har kontanter använts till att betala gästande tränare för sparring och träning. Egna kvittenser har skapats för ändamålet. Summan av Riksidrottsgymnasiets kontantuttag på fyra kort, uppgår under vår granskningsperiod till över 40 000 kronor.

De totala inköpen för Riksidrottsgymnasiets fyra betalkort på Ullvigymnasiet uppgår till 467 323 kronor.

Köpen består mestadels av resor, restaurangbesök och kontantuttag. Här finns också en tränares köp av månadskort på SJ, till en summa över 44 000 kronor på två år.

Förvaltningen svarar att kontanthanteringen har upphört för att Riksidrottsgymnasiet har flyttat.

Vi anser att problemet inte är Riksidrottsgymnasiet i sig, utan de chefer som inte följer kommunens reglementen.

Sammantaget visar granskningen av utbildningsförvaltningen kortanvändning att ansvariga tjänstemän accepterat och attesterat kontanthantering, restaurangbesök samt inköp av både resor och varor utanför avtalad upphandling.