Ny rutin för betalkort i Köpings kommun

En ny riktlinje och policy gällande kommunens betalkort har tagits fram av kommunledningsförvaltningen och ska beslutas av fullmäktige den 8 april. Bakgrunden till ärendet är de brister som Magazin24:s granskning av betalkorten uppmärksammade under januari och februari 2023.

Våra artiklar resulterade i att koncernledningen drog in samtliga kort som inte ansågs verksamhetskritiska, tillsatte en extern utredning och avviserade ny policy.

KPMG fick i februari 2023 i uppdrag att granska kvittoredovisningen vid köp med betalkort. Rapporten var klar den 7 september. KPMG har utrett hur kommunen förhållit sig till sina egna riktlinjer, inte till lagstiftning som bokföringslagen. KPMG:s granskningsrapport konstaterade att 5 procent av 252 kontrollerade transaktioner saknade underlag i form av kvitto.

Vidare visade KPMG på avvikelser avseende en enhetlig och konsekvent hantering av kvittoredovisningen. Attesterna avvek från förvaltningarnas förteckningar över beslutsattestanter och kommunens attestreglemente i 12 procent av stickproven.

KPMG:s rapport rekommenderade Köpings kommun att ta fram tydligare specificerade riktlinjer för användandet av företagskort och att en enhetlig policy avseende kvittohantering och kvittoredovisning upprättas. Vidare rekommenderade KPMG Köpings kommun att göra en kontroll av löpande abonnemang och förstärka rutinerna för attestordningen.

Vid fullmäktiges sammanträde den 14 februari beslutades om nya riktlinjer för gåvor, uppvaktning samt representation. Ett år efter Magazin24:s granskning ligger nu en ny striktare riktlinje för användandet av betalkort färdig att beslutas av fullmäktige.

Ärendebeskrivningen i kallelsen lyder: ”Bakgrunden till granskning var inledningsvis på grund av de brister som upptäcktes i samband med en mediegranskning.”

Syftet med den nya riktlinje som tagits fram, är enligt handlingen ”att se över de brister som funnits för att återkomma med tydligare riktlinjer avseende användningen av Köpings kommuns företagskort”.

I riktlinjen läser vi:
”Det är nödvändigt att beslutade riktlinjer existerar och efterlevs, samt att dessa regelbundet granskas. Vår primära inköpsmetod är via faktura (e-faktura), följt av rekvisition. Alternativa inköpsmetoder ska alltid övervägas innan betalkort används. Betalkort kan användas när inköp via faktura eller rekvisition inte är möjligt.”

Under rubriken ”Användningsområde” läser vi:
”För att förhindra att inköpskortet blir det primära betalmedlet, bör verksamheten planera i förväg. Till exempel kan en avtackningsgåva till en anställd inte anses vara akut eller ett undantag eftersom det är en förutsägbar händelse. Undantag kan till exempel gälla pedagogiska inköp.”

Det personliga ansvaret blir tydligare och kvitto kommer att krävas vid registrering:
”Betalkortet är personligt och får inte användas av någon annan än kortinnehavaren.”

”Ersättning utbetalas inte för inköp som inte kan styrkas med kvitton eller där det finns tveksamheter kring köpet. Beslutsattest får inte utföras av den anställde som är betalningsmottagare eller kortinnehavare”.

Den nya rutinen tillåter inte kontantuttag och privata köp. Samtliga användare ska underteckna en förbilndelse. Under ”Övriga bestämmelser” läser vi:
• Kontantuttag medges inte.
• Kortet ska inte användas för privata inköp.
• Samtliga användare ska underteckna en förbindelse innan de beställer ett betalkort. Förbindelsen anger att kortinnehavaren tagit del av riktlinjen och tillämpningsanvisningar.

Den vanligaste läsarfrågan efter artikelserien om betalkorten var: ”Vad säger revisorerna?”

Revisorerna svarade oss att de inte hade granskat på den detaljnivå som vi hade gjort.

På måndag den 8 april vet vi om fullmäktige beslutar att anta den nya och striktare riktlinjen för betalkort i Köpings kommunkoncern.